Miten osoiterekisteriä voi hyödyntää tapahtuman markkinoinnissa?
Osoiterekisteriä voi hyödyntää tapahtuman markkinoinnissa lähettämällä kohdennettuja kutsukirjeitä postitse suoraan valitulle kohderyhmälle. Oikein rajattu rekisteri varmistaa, että kutsu tavoittaa juuri ne henkilöt, joiden on todennäköisintä osallistua tapahtumaan. Alla käymme läpi käytännön kysymykset kohderyhmän valinnasta palautusten käsittelyyn asti.
Millainen osoiterekisteri sopii tapahtuman kohderyhmälle?
Tapahtuman markkinointiin sopii osoiterekisteri, joka on rajattu tapahtuman luonteen ja tavoitellun yleisön mukaan. Kuluttajatapahtumaan voidaan hyödyntää väestötietopohjaisia rekistereitä, joissa kohderyhmä rajataan esimerkiksi iän, asuinalueen tai elämäntilanteen perusteella. B2B-tapahtumaan puolestaan sopii yritysrekisteri, jossa on suodatettu toimiala, yrityksen koko tai päättäjien tittelit.
Kohderyhmän tarkka määrittely ennen rekisterin hankintaa on ratkaisevaa. Mitä tarkemmin tapahtuman tyypillinen osallistuja on kuvattu, sitä osuvamman osoiterekisterin voi hankkia. Esimerkiksi paikalliseen yritystapahtumaan riittää maantieteellisesti rajattu rekisteri, kun taas valtakunnallisiin messuihin tarvitaan laajempi, toimialakohtainen lista.
Hyvässä rekisterissä tiedot ovat ajantasaisia. Vanhentuneet osoitteet tarkoittavat hukkaan heitettyä painomateriaalia ja postituskuluja. Rekisterin laatu kannattaa tarkistaa ennen tilauksen tekemistä, ja ammattimaisesta lähteestä hankittu rekisteri sisältää yleensä valmiiksi päivitetyt ja virheettömät tiedot.
Miten osoiterekisterin avulla tavoitetaan oikeat ihmiset ennen tapahtumaa?
Osoiterekisterin avulla tavoitetaan oikeat ihmiset rajaamalla lista tarkasti kohderyhmän keskeisten ominaisuuksien perusteella ja lähettämällä heille henkilökohtainen kutsukirje postitse. Suorapostitus on erityisen tehokas silloin, kun halutaan tavoittaa ihmisiä, joihin ei ole olemassa olevaa sähköpostiyhteyttä tai joiden sähköpostilaatikko on täynnä markkinointiviestejä.
Rekisterin suodatusvaihtoehdot kannattaa käyttää täysimääräisesti. Tapahtuman kohderyhmä voi rajautua esimerkiksi seuraavien kriteerien perusteella:
- Maantieteellinen sijainti – postinumeroalue, kaupunki tai lääni
- Demografiset tiedot – ikä, sukupuoli, talouden koko
- Yritystiedot – toimiala, henkilöstömäärä, liikevaihto
- Rooli tai titteli – päätöksentekijät, ostajat, asiantuntijat
Kun rekisteri on rajattu huolellisesti, kutsukirje ei mene hukkaan laajaan massaan vaan puhuttelee vastaanottajaa juuri oikealla hetkellä. Tämä parantaa sekä osallistumisastetta että markkinointibudjetin tehokkuutta.
Kuinka paljon etukäteen postituskutsu kannattaa lähettää?
Postituskutsu kannattaa lähettää noin kolmesta kuuteen viikkoa ennen tapahtumaa. Tämä antaa vastaanottajalle riittävästi aikaa reagoida, merkitä tapahtuma kalenteriin ja tarvittaessa ilmoittautua, mutta kutsu ei myöskään unohdu liian pitkän odotusajan takia.
Aikatauluun vaikuttaa tapahtuman luonne. Suuriin konferensseihin tai messuihin, joihin osallistuminen vaatii matkajärjestelyjä tai työnantajan hyväksynnän, kannattaa kutsua jo kuusi tai jopa kahdeksan viikkoa etukäteen. Paikalliseen iltatapahtumaan tai avoimiin oviin riittää useimmiten kahden tai kolmen viikon varoitusaika.
Jos tapahtumaan kuuluu ilmoittautuminen, kutsukirjeessä on hyvä mainita selkeä ilmoittautumisdeadline. Tämä luo sopivaa painetta toimia ajoissa ja helpottaa tapahtumajärjestäjän osallistujamäärän ennakointia. Toinen postituskierros muistutuskirjeenä noin viikko tai kaksi ennen tapahtumaa voi merkittävästi nostaa osallistujamäärää, erityisesti jos ensimmäinen kutsu on lähetetty hyvissä ajoin.
Mitä tietoja osoiterekisteristä kannattaa hyödyntää kutsujen personoinnissa?
Kutsujen personoinnissa kannattaa hyödyntää vastaanottajan nimeä, yritystietoja ja maantieteellistä sijaintia. Nimellä osoitettu kutsukirje saa selvästi paremman huomion kuin anonyymi massalähetys, ja yrityksen tai toimialan mainitseminen viestii, että kutsu on kohdennettu juuri tälle henkilölle eikä kaikille.
Personointi ei tarkoita monimutkaista räätälöintiä jokaiselle vastaanottajalle erikseen. Käytännössä se voi tarkoittaa esimerkiksi:
- Vastaanottajan etunimen tai koko nimen lisäämistä otsikkoon tai tervehdykseen
- Yrityksen nimen mainitsemista kutsussa, kun kyseessä on B2B-tapahtuma
- Paikallisen tapahtuman etäisyyden tai sijainnin korostamista vastaanottajan kotipaikkakunnan perusteella
- Eri versioiden luomista eri kohderyhmille, esimerkiksi uusille ja olemassa oleville asiakkaille
Painoteknisesti personoitu suorapostitus toteutetaan digitulostuksella, jossa jokainen sivu voidaan tulostaa erilaisena ilman painolevyjen vaihtoa. Tämä tekee personoidusta postituksesta kustannustehokkaan myös pienemmillä painosmäärillä.
Sopiiko suorapostitus tapahtumakutsuksi myös digitaalisen markkinoinnin rinnalle?
Suorapostitus sopii erinomaisesti digitaalisen markkinoinnin rinnalle, ja yhdistelmä on usein tehokkaampi kuin kumpikin kanava yksinään. Fyysinen kutsukirje erottuu sähköisestä viestintätulvasta, jää käteen konkreettisesti ja herättää huomion tavalla, johon sähköposti tai sosiaalisen median mainos ei aina pysty.
Monikanavainen lähestymistapa toimii erityisen hyvin silloin, kun sama henkilö tavoitetaan ensin postitse ja sen jälkeen digitaalisesti muistutuksella. Fyysinen kutsu luo ensivaikutelman ja rakentaa luottamusta, kun taas digitaalinen viesti toimii nopeana muistuttajana lähempänä tapahtumapäivää.
Suorapostitus tavoittaa myös ne vastaanottajat, joita ei voida lähestyä sähköpostitse tietosuojasyistä tai yksinkertaisesti siksi, että sähköpostiosoitetta ei ole saatavilla. Osoiterekisterin pohjalta toteutettu postitus ei vaadi aiempaa asiakassuhdetta, mikä tekee siitä toimivan välineen uusien osallistujien tavoittamiseen.
Meillä JP Postituksessa hoidamme koko postitusprosessin tulostuksesta kuoritukseen ja jakeluun, joten digitaalisen markkinoinnin rinnalle toteutettava fyysinen kutsukirje on helppo lisätä kampanjaan ilman lisävaivaa.
Miten tapahtuman jälkeinen palautusten käsittely hoidetaan postituksessa?
Tapahtuman jälkeinen palautusten käsittely hoidetaan keräämällä postitse saapuneet vastauslomakkeet tai palautekyselyt, skannaamalla tai syöttämällä tiedot järjestelmään ja toimittamalla valmis data tilaajalle sovitussa muodossa. Prosessi on erityisen hyödyllinen silloin, kun tapahtumaan liittyy ilmoittautumislomakkeita, osallistujakyselyitä tai palautekortteja.
Palautuspostitus toimii yksinkertaisesti: kutsukirjeeseen tai tapahtumassa jaettuun materiaaliin liitetään valmiiksi maksettu palautuskuori tai vastauskortti. Vastaanottajan kynnys vastata madaltuu merkittävästi, kun vastaamiseen ei tarvita postimerkkiä tai erillisiä toimenpiteitä.
Palautusten käsittelyssä tärkeää on nopeus ja tarkkuus. Kun saapuneet lomakkeet käsitellään järjestelmällisesti ja data toimitetaan valmiina taulukkona tai raporttimuodossa, tapahtumajärjestäjä saa käyttökelpoista tietoa suoraan ilman manuaalista työtä. Tämä säästää aikaa ja vähentää virheitä erityisesti suurissa postitusvolyymeissä.
Hoidamme palautusten käsittelyn kokonaispalveluna: vastauslomakkeiden vastaanotto, lajittelu, skannaus ja datan toimitus valmiina. Näin tapahtuman jälkeinenkin vaihe sujuu tehokkaasti ilman, että tilaajan tarvitsee huolehtia logistiikasta tai tietojen kokoamisesta. Ota yhteyttä postituspalvelun suunnittelemiseksi.