Mitä hyötyä asiakirjojen digitoinnista on yritykselle?

Asiakirjojen digitointi hyödyttää yritystä ennen kaikkea tehostamalla tiedonhallintaa, vähentämällä fyysisen arkistoinnin kustannuksia ja parantamalla tietoturvaa. Paperisten asiakirjojen muuntaminen digitaaliseen muotoon vapauttaa tilaa, nopeuttaa tiedonhakua ja tekee dokumenttien jakamisesta ja varmuuskopioinnista huomattavasti helpompaa. Tässä artikkelissa käymme läpi käytännön kysymykset, joita yrityksissä herää digitointiprojektia suunniteltaessa.

Mitä asiakirjoja yritysten kannattaa digitoida ensimmäisenä?

Ensimmäisenä kannattaa digitoida asiakirjat, joita käytetään usein tai joiden katoaminen aiheuttaisi merkittävää haittaa. Tällaisia ovat esimerkiksi sopimukset, laskut, henkilöstöasiakirjat ja viranomaisraportit. Aktiivisessa käytössä olevat dokumentit hyötyvät eniten digitoinnista, koska niiden nopea löytyminen on päivittäinen tarve.

Käytännön priorisoinnissa kannattaa edetä seuraavassa järjestyksessä:

• Lakisääteiset asiakirjat: kirjanpitoaineisto, verotusasiakirjat ja sopimukset, joiden säilytysaika on pitkä
• Operatiiviset dokumentit: tilaukset, toimitusasiakirjat ja asiakassopimukset, joita tarvitaan päivittäin
• Henkilöstöhallinnon aineistot: työsopimukset, palkkatiedot ja koulutusrekisterit
• Vanhat arkistot: passiiviset mutta lakisääteisesti säilytettävät asiakirjat

Hyvä nyrkkisääntö on aloittaa sieltä, missä paperinen prosessi aiheuttaa eniten kitkaa. Jos tiimi käyttää aikaa asiakirjojen etsimiseen tai kopioiden lähettämiseen, se on selkeä merkki siitä, että digitointi toisi välittömän hyödyn juuri kyseiseen kohtaan.

Miten digitointi vähentää yrityksen kustannuksia?

Paperisten asiakirjojen digitointi säästää kustannuksia kolmella pääalueella: fyysisen arkistotilan tarve pienenee, manuaalinen käsittelytyö vähenee ja asiakirjojen hakemiseen kuluva aika lyhenee merkittävästi. Nämä säästöt kertautuvat vuosien mittaan erityisesti yrityksissä, joissa asiakirjamäärät ovat suuria.

Tilakustannusten pieneneminen

Fyysiset arkistot vievät toimistotilaa, josta maksetaan vuokraa. Kun paperit siirtyvät digitaaliseen arkistoon, aiemmin arkistointiin käytetty tila vapautuu tuottavampaan käyttöön tai vuokrakuluja voidaan pienentää tilojen pienentyessä. Lisäksi mappikaapistot, tulostustarvikkeet ja postitus vähenevät.

Työn tehostuminen ja virheiden väheneminen

Manuaalinen paperinkäsittely on hidasta ja altista inhimillisille virheille. Digitaalisessa järjestelmässä asiakirja löytyy hakusanalla sekunneissa, eikä aikaa kulu mapittamiseen tai kaappien selailuun. Kun henkilöstö käyttää vähemmän aikaa hallinnolliseen rutiinityöhön, se voi keskittyä tuottavampiin tehtäviin.

Kuinka kauan asiakirjojen digitointiprojekti kestää?

Digitointiprojektin kesto riippuu ennen kaikkea digitoitavan aineiston määrästä ja laadusta. Pienimuotoinen projekti, jossa käsitellään muutamia satoja sivuja, voidaan toteuttaa muutamassa päivässä. Laajemmat arkistot, joissa on tuhansia tai kymmeniä tuhansia sivuja, voivat vaatia useita viikkoja tai jopa kuukausia.

Aikatauluun vaikuttavat erityisesti seuraavat tekijät:

• Aineiston kunto: hapertuneet, rypistyneet tai huonosti tulostetut asiakirjat hidastavat skannausta
• Indeksoinnin tarkkuus: jos asiakirjat täytyy luokitella ja nimetä tarkasti, se lisää työmäärää huomattavasti
• Tiedostomuoto ja laatu: korkearesoluutioinen skannaus tai OCR-tekstintunnistus vaatii enemmän käsittelyaikaa
• Resurssit: onko työ ulkoistettu ammattilaiselle vai tehdäänkö se oman henkilöstön voimin

Realistinen lähtökohta on kartoittaa aineiston volyymi ennen projektin käynnistämistä ja sopia selkeät välitavoitteet. Näin projekti pysyy hallinnassa eikä kasva yllättäen.

Mitä eroa on skannauksella ja digitoinnilla?

Skannaus on digitoinnin tekninen vaihe, jossa paperinen asiakirja muunnetaan kuvatiedostoksi. Digitointi on laajempi kokonaisuus, joka kattaa skannauksen lisäksi aineiston indeksoinnin, tekstintunnistuksen, laadunvarmistuksen ja tallentamisen käytettävään järjestelmään. Pelkkä skannaus tuottaa kuvan, mutta digitointi tekee sisällöstä haettavan ja hyödynnettävän.

Käytännön ero näkyy selkeästi arjessa. Jos yritys vain skannaa laskut kuvatiedostoiksi ilman tekstintunnistusta tai järjestelmällistä nimeämistä, asiakirjojen löytäminen on edelleen työlästä. Kun skannaus yhdistetään OCR-tekstintunnistukseen ja asianmukaiseen arkistointirakenteeseen, dokumentti muuttuu aidosti käyttökelpoiseksi digitaaliseksi tiedostoksi, jota voidaan hakea, muokata ja jakaa vaivattomasti.

Asiakirjahallinnassa kannattaa siis tavoitella kokonaisvaltaista digitointia pelkän skannauksen sijaan. Tällöin investointi tuottaa todellista hyötyä eikä jää puolivalmiiksi ratkaisuksi.

Miten digitointi parantaa tietoturvaa ja tietosuojaa?

Digitointi parantaa tietoturvaa, koska digitaalisiin asiakirjoihin voidaan asettaa käyttöoikeuksia, ne voidaan salata ja niistä voidaan ottaa automaattisia varmuuskopioita. Paperinen arkisto on altis tulipaloille, vesivahingoille ja luvattomalle käytölle, eikä sen käyttöä voida seurata jälkikäteen.

Tietosuojan näkökulmasta digitointi tukee myös GDPR-vaatimusten noudattamista. Kun henkilötietoja sisältävät asiakirjat ovat digitaalisessa muodossa, niiden poistaminen tai anonymisointi on huomattavasti yksinkertaisempaa kuin paperisten dokumenttien kohdalla. Lisäksi pääsylokien avulla voidaan jälkikäteen todentaa, kuka on käsitellyt mitäkin tietoa ja milloin.

Digitaalinen arkisto myös vähentää riskiä, että arkaluonteisia asiakirjoja jää lojumaan vääriin paikkoihin, kuten kopiokoneen viereen tai avoimelle työpöydälle. Hallittu digitaalinen asiakirjahallinta on siis sekä teknisesti että prosessuaalisesti turvallisempi ratkaisu kuin hajanainen paperinen arkisto.

Kannattaako digitointi tehdä itse vai ulkoistaa?

Digitoinnin ulkoistaminen kannattaa yleensä silloin, kun aineiston määrä on suuri, laatu vaihteleva tai yrityksellä ei ole sopivaa laitteistoa ja osaamista. Pienimuotoisen ja selkeärakenteisen aineiston digitointi onnistuu hyvin myös oman henkilöstön voimin, kunhan prosessi suunnitellaan huolellisesti.

Itse tekemisen edut ja rajoitteet

Kun digitointi tehdään sisäisesti, yritys säilyttää täyden kontrollin prosessiin ja tiedostoihin. Tämä sopii erityisesti tilanteisiin, joissa aineisto on erittäin arkaluonteista eikä sitä haluta luovuttaa ulkopuoliselle käsittelijälle. Haittapuolena on, että kuluttajatason skanneri ja ilman koulutusta tehty indeksointi tuottavat usein epätasaisen lopputuloksen.

Ulkoistamisen hyödyt ammattilaiselle

Ammattimainen digitointipalvelu tuo mukanaan teolliset skannerit, tekstintunnistusohjelmistot ja prosessit, joilla suuri aineisto käsitellään nopeasti ja tasalaatuisesti. Ulkoistaminen vapauttaa oman henkilöstön muihin tehtäviin eikä vaadi investointeja laitteistoon. Me JP Postituksella tarjoamme asiakirjojen digitointipalvelun osana kokonaisvaltaista palveluvalikoimaamme, joka kattaa myös tulostuksen ja postituksen. Näin yritys saa yhden kumppanin hoitamaan useamman prosessin kerralla.

Päätöksessä kannattaa punnita aineiston volyymi, arkaluonteisuus, aikataulu ja käytettävissä olevat resurssit. Monille yrityksille järkevintä on ulkoistaa raskas alkudigitointiprojekti ja hoitaa sen jälkeen uusien asiakirjojen digitointi itse vakiintuneella prosessilla. Ota yhteyttä ja kysy lisää palveluistamme.